Pentingnya Surat-menyurat

Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif dan efisien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1.      Biaya relatif murah

2.      Tidak terikat waktu dan tempat

3.      Jangkaunnya lebih luas

4.      Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti

5.      Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya

6.      Pesan dapat dibaca berulang-ulang

Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan kegiatan yang penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataanya, berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya, terutama dalam penggunaan atruan surat menyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun bentuknya. Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan oleh penulis surat diantaranya dalam beberapa hal, yaitu:

1.      Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat

2.      Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat

3.      Bagaimana menggunakan EYD dalam surat

4.      Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;

Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusun surat harus memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal ini mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam penyusunan bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.

Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:

1.      Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi

2.      Penguasaan bahasa tulis yang memadai

3.      Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat

4.      Adab sopan santun surat

5.      Konten surat yang layak

6.      Obyektivitas

7.      Keefektifan kata

8.      Keruntutan kalimat (koheren), dan keruntutan gagasan (kohesif)

9.      Pengindahan terhadap kaidah koresponden

Surat biasa masih menjadi pilian utama untuk berkomunikasi bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian dibandingkan dengan menggunakan surat elektronik (e-mail) walaupun harus membayar biaya untuk pengiriman. Karena surat biasa bisa lebih dipercaya dan dipertanggungjawabkan keasliannya dengan adanya stempel dan tanda tangan yang asli.

Posted in SURAT MENYURAT