Pengertian dan Fungsi Surat

A.    Pengertian Surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.

Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.

B.    Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

Read the rest of this entry »

Posted in SURAT MENYURAT

Pentingnya Surat-menyurat

Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif dan efisien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1.      Biaya relatif murah

2.      Tidak terikat waktu dan tempat

3.      Jangkaunnya lebih luas

4.      Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti

5.      Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya

6.      Pesan dapat dibaca berulang-ulang

Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan kegiatan yang penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataanya, berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya, terutama dalam penggunaan atruan surat menyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun bentuknya. Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan oleh penulis surat diantaranya dalam beberapa hal, yaitu:

1.      Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat

2.      Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat

3.      Bagaimana menggunakan EYD dalam surat

4.      Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;

Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusun surat harus memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal ini mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam penyusunan bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.

Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:

1.      Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi

2.      Penguasaan bahasa tulis yang memadai

3.      Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat

4.      Adab sopan santun surat

5.      Konten surat yang layak

6.      Obyektivitas

7.      Keefektifan kata

8.      Keruntutan kalimat (koheren), dan keruntutan gagasan (kohesif)

9.      Pengindahan terhadap kaidah koresponden

Surat biasa masih menjadi pilian utama untuk berkomunikasi bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian dibandingkan dengan menggunakan surat elektronik (e-mail) walaupun harus membayar biaya untuk pengiriman. Karena surat biasa bisa lebih dipercaya dan dipertanggungjawabkan keasliannya dengan adanya stempel dan tanda tangan yang asli.

Read the rest of this entry »

Posted in SURAT MENYURAT

Jembatan Cinta

Berusahalah dengan keras untuk mengikat tali cinta dengan orang-orang lain dan memberi maaf kepada mereka. Kemudian ketahuilah bahwa hubungan antara diri anda dengan orang lain akan menjadi sesuatu yang sangat penting dalam membentuk kepribadian anda yang unggul.

Orang-orang tercinta dan tetangga-tetangga anda akan selalu memperhatikan keunggulan yang anda raih. Oleh karena itu, jangan pernah merasa kecil hati. Teruslah maju.

Sesunggunhnya saudara-saudara dan tentangga-tetangga anda merupakan aset yang paling baik ketika anda berada dalam kesulitan. Ingatlah bahwa kebaikan yang akan terus diingat oleh orang lain di dunia ini adalah hubungan persahbatan dan pertetanggaan yang baik.

Pada dasarnya, setiap manusia suka pada keramahan dan kelembutan dia tidak akan dinamakan sengan insan (manusia) kecuali karena sifat uns (keramahan) yang ada pada dirinya. Dalam hal ini, tidak ada satu harta, pangkat atau kedudukanpun yang dapat mengganti sifat kemanusiaanya itu.

Kesimpulannya adalah, bahwa teman-teman dan orang-orang tercinta kita merupakan kekayaan, kebanggaan dan mahar bagi kita. Selain itu, ada pula yang menjadi kebanggaan bagi kita dan memberikan kemuliaan.

“sesungguhnya harta seseorang bukanlah harta simpanannya akan tetapi, yang menjadi harta-harta simpanannya adalah saudara-saudaranya yang dapat dipercaya”.

Dengan persaudaraan, lubang jarumpun akan semakin meluas, laku kehidupan dunia ini akan menjadi ladang yang paling baik bagi kehidupan akhirat kita. Persaudaraan itu akan menumbuhkan kejujuran, rasa cinta, keselamatan, bantuan dan loyalitas.

Read the rest of this entry »

Posted in EXPERIENCE